Como o design reduziu o onboarding de um sistema fiscal de 6 para 3 meses
Otimização do onboarding
Em 2022 terceiro ano de uma startup fiscal, criada por engenheiros. A empresa começava a escalar e, com o crescimento, chegava uma necessidade urgente: simplificar a implantação do produto para novos clientes. Era um produto denso, técnico, cheio de automatizações e lógicas específicas. E implantar ele era quase uma arte — feita na unha por engenheiros, com muito código, abstrações e planilhas. Só que isso não escalava. O projeto levou um ano e envolveu mapeamento profundo de jornada, análise qualitativa e quantitativa, testes de usabilidade, criação de novas interfaces no-code e desenvolvimento de uma área de educação para os consultores. Como resultado, reduzimos o tempo de implantação de 5–6 meses para cerca de 3 meses. Com isso à medida que mais clientes entravam, principalmente os que tinham maior complexidade fiscal, a plataforma permitia personalizações sem travar a operação, reduzindo o tempo de implantação — o que gerou crescimento real e receita para a empresa.
Cliente
V360
Serviço
Product discovery product analytics Visual Design UX Design
Industria
Fiscal
Date
2022 a 2023
Como o design reduziu o onboarding de um sistema fiscal de 6 para 3 meses (e ainda criou uma área de educação no processo)
Em 2022, entrei em um projeto com um grande desafio: usar o design como ferramenta estratégica para reduzir o tempo de implantação de um produto fiscal B2B, originalmente operado por engenheiros. A missão era clara: simplificar a complexidade sem perder a potência da plataforma.
O desafio
Nosso maior desafio era esse: transformar um processo altamente técnico, cheio de etapas feitas manualmente por engenheiros, em algo simples, repetível, escalável.
O objetivo era claro — reduzir o tempo de implantação (que levava de 5 a 6 meses!) e tornar tudo mais acessível para consultores, que não eram técnicos, mas precisavam implantar o produto em clientes B2B de vários perfis.
Primeiros passos: entender o caos
Como primeiro designer da área, minha missão inicial foi colocar ordem no caos. Isso começou com escuta ativa: entrevistei os alguns funcionários da época, mapeei toda a jornada de implantação e criei um panorama claro das cerca de 7 etapas do processo. Identifiquei as mais complexas, as mais simples, os gargalos, os pontos cegos.
Depois disso, levei o olhar do design para os dados. Parametrizei a plataforma para começar a medir quanto tempo cada etapa tomava.
Resultado: um raio-x completo, com dados qualitativos e quantitativos, que virou base para a criação de uma grande árvore de oportunidades — um mapa visual de onde atuar primeiro.
Cortar complexidade com bisturi (e não com facão)
Com esse mapa em mãos, passamos a atuar de forma cirúrgica: quais oportunidades iriam economizar mais tempo e eram mais fáceis de resolver? Quais poderiam ser testadas rapidamente? Esse foi nosso ritmo durante o ano todo: pequenos cortes estratégicos que, somados, fariam a diferença lá na frente.
A virada: centralizar tudo num hub
A ideia: e se centralizássemos tudo isso em um só lugar? Um hub visual, direto, onde o consultor pudesse montar o fluxo do cliente de ponta a ponta, sem precisar codar ou ir caçar funções espalhadas?
Testamos essa ideia, e a resposta foi extremamente positiva. A partir desses testes, refinamos a proposta e construímos uma nova interface onde era possível montar rotinas, configurar formulários e permissões de forma visual — tudo conectado, tudo acessível.
Formulários: antes e depois da interface
Simplificamos a construção de formulários para blocos visuais, facilitando a visualização em comparação com o antigo método baseado em inputs.
Formulários: antes e depois da interface
Para o gerenciamento de permissões de campos, explicamos que, após a criação de um formulário, o administrador deve conceder permissões a cada grupo para executar tarefas específicas dentro do fluxo da área fiscal. Desenvolvemos uma interface visualmente intuitiva para facilitar a compreensão das permissões vinculadas a cada grupo de formulário ou campo individual.